Mentions légales

Conditions générales de vente

Dispositions générales

Les présentes conditions générales encadrent les droits et obligations respectifs de Kichwi et de son client dans le cadre des prestations fournies par Kichwi. Son siège social est situé rue Ecosse 1 à 7618 Taintignies, et la société est enregistrée auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0537.851.835 .

Le client reconnaît avoir reçu un exemplaire de ces conditions générales, en avoir pris connaissance, les comprendre et les accepter pleinement. Sauf dérogation formelle et écrite, ces conditions restent en vigueur et s’appliquent dans leur intégralité. Toute modification ne peut être prise en compte que si elle fait l’objet d’un accord écrit entre les parties.

En cas de divergence entre des dispositions particulières et les présentes conditions générales, les premières prévalent si elles ont été acceptées expressément. De même, si des conditions générales propres au client s’opposent à celles de Kichwi, ces dernières auront systématiquement la primauté.

Les prestations confiées à Kichwi sont celles définies dans les documents contractuels correspondants, tels que le devis ou la commande.

Devis

Sauf mention écrite contraire, les offres émises par Kichwi restent valables pendant une période de deux mois à compter de leur date d’émission. Une fois ce délai écoulé, l’entreprise se réserve le droit d’ajuster ses tarifs sans préavis.

Toute demande de prestation fera l’objet d’un devis estimatif gratuit, établi par Kichwi. Pour confirmer son accord, le client devra accepter le devis en ligne via notre plateforme Kichwi en ligne. En l’absence d'acceptation du devis en ligne,Kichwi ne pourra débuter l’exécution des prestations convenues. Passé le délai de validité, l’offre sera considérée comme expirée.

Les services fournis par Kichwi se limitent strictement aux prestations détaillées dans l’offre ou dans un éventuel contrat. Toute modification ou ajout devra faire l’objet d’un accord écrit ultérieur entre les parties.

Le client est informé qu’un acompte peut être exigé avant le début des prestations, selon les conditions précisées dans l’offre. Cet acompte s’élève généralement à un minimum de 30 % du montant total convenu. À défaut de paiement,Kichwi se réserve le droit de suspendre toute intervention jusqu’à la réception de la somme due.

Droit de rétractation et annulation

Si le client agit à titre privé, il bénéficie d’un délai de 14 jours calendaires pour annuler sa commande passée à distance ou en dehors des locaux de l’entreprise, sans obligation de justification. Ce délai commence à courir à compter de la confirmation de la commande relative à la prestation de services.

Pour exercer ce droit de rétractation, le client doit notifier son choix de manière claire, soit par e-mail à l’adresse suivante : aurelien@kichwi.com, soit par courrier postal envoyé au siège social (rue Ecosse 1, 7618 Taintignies). Si des frais de retour sont inévitables, ils seront à la charge du client.

Au-delà de cette période de 14 jours, si l’annulation intervient au plus tard 30 jours avant la date de début de l’inscription, Kichwi retiendra 30 % du montant total de la facture. En revanche, si l’annulation est effectuée moins d’un mois avant le début de la formation, aucun remboursement ne sera accordé. Toutefois, sous réserve de disponibilité, une nouvelle date pourra être proposée pour reporter l’inscription.

De son côté, Kichwi se réserve le droit d’annuler une formation, en particulier si le nombre d’inscrits est insuffisant. Dans cette situation, les frais d’inscription seront intégralement remboursés.

Contrats

Un contrat peut être établi pour différentes modalités : soit pour des prestations récurrentes (missions successives), soit pour une mission bien définie, soit pour une durée déterminée, comme indiqué dans l’offre ou la commande.

Si le contrat concerne une mission spécifique ou une période déterminée, il prend automatiquement fin une fois la prestation réalisée ou à l’échéance convenue. Toutefois, le client a la possibilité de mettre un terme anticipé à l’accord, sous réserve du règlement des prestations déjà effectuées et du paiement d’une indemnité forfaitaire correspondant à 20 % du montant restant dû, en compensation du manque à gagner (conformément à l’article 1794 du Code civil).

Dans le cas d’un contrat à durée indéterminée (prestations récurrentes), chaque partie peut y mettre fin en respectant un préavis d’un mois, sauf accord contraire. Cette notification devra être envoyée par lettre recommandée et le délai de préavis prendra effet le premier jour du mois suivant sa réception. Par défaut, un courrier recommandé est considéré comme reçu dans un délai de trois jours ouvrables après son envoi. Pendant toute la période de préavis, les conditions générales ainsi que les accords particuliers restent applicables.

Par ailleurs, Kichwi pourra résilier le contrat de plein droit et sans mise en demeure préalable dans les cas suivants, sans préjudice d’une éventuelle demande d’indemnisation par la partie concernée :

• En cas de faillite de l’une des parties ;
• Si des circonstances compromettent l’indépendance professionnelle ;
• En cas de manquement grave aux obligations contractuelles.

Si l’un de ces motifs s’applique, Kichwi informera le client par écrit des raisons justifiant la résiliation du contrat.

Dans tous les cas, à l’échéance ou en cas de rupture anticipée, les documents appartenant au client lui seront restitués ou remis à son représentant légal.

Enfin, si le prestataire ne respecte pas ses engagements, le client pourra mettre fin au contrat sans indemnité ni préavis. Toutefois, avant toute résiliation, il devra adresser une mise en demeure au prestataire, lui accordant un délai raisonnable pour remédier à la situation.

Accords

Les délais d’exécution sont donnés à titre purement indicatif et sont calculés en jours ouvrables. Leur dépassement ne pourra en aucun cas justifier une demande de dédommagement ou l’annulation du contrat.

En cas de force majeure (liste non exhaustive : grèves, lock-out, conditions météorologiques extrêmes, incendies, inondations, conflits armés, pannes informatiques, problèmes techniques, retards des fournisseurs, manque de personnel, maladie, etc.) ou de circonstances imprévues, l’exécution des prestations sera suspendue jusqu’à la résolution de l’événement empêchant leur réalisation. Par circonstance imprévue, on entend tout événement qui ne pouvait raisonnablement être anticipé lors de l’acceptation de l’offre et qui rend l’exécution du contrat plus complexe ou plus coûteuse. Si cet empêchement persiste, chaque partie pourra demander une révision des termes du contrat ou sa résiliation. En cas d’interruption temporaire, le délai d’exécution sera prolongé automatiquement pour la durée équivalente à cette suspension. Toute situation relevant de la force majeure ou d’un imprévu devra être signalée à l’autre partie par e-mail dans les plus brefs délais.

En outre, les délais d’exécution seront suspendus de plein droit et sans nécessité de notification préalable dans les cas suivants :

• Si les conditions de paiement ne sont pas respectées ;
• Si des modifications importantes sont demandées en cours de réalisation ou si des corrections répétées de manière excessive sont exigées. Lorsque ces ajustements impliquent un surcoût de plus de 10 % du montant initialement prévu, le client en sera informé et devra prendre en charge ces frais supplémentaires ;
• Si les documents ou informations nécessaires à la bonne réalisation des prestations ne sont pas fournis par le client dans les délais impartis.

Le client est averti que tout manquement à ses obligations contractuelles (comme le non-paiement des prestations ou des acomptes convenus) autorise le prestataire à suspendre ou reporter l’exécution des services jusqu’à la régularisation de la situation. Si cela devait se produire, le prestataire notifiera le client par e-mail afin qu’il puisse s’acquitter de ses obligations dans un délai imparti.

Les prestations seront effectuées à l’endroit prévu dans l’offre. Si elles ont lieu dans les locaux du client, ce dernier devra veiller à mettre à disposition l’espace et le matériel nécessaires à leur bonne exécution. Dans le cadre d’une formation, il devra également libérer les participants de leurs autres obligations afin qu’ils puissent y assister pleinement.

Obligations des parties

Les deux parties, à savoir le prestataire et le client, s’engagent à collaborer dans un esprit de transparence et de respect mutuel. Kichwi agit en totale autonomie et s’engage à fournir ses prestations en mettant en œuvre tous les moyens nécessaires pour leur bonne exécution. L’entreprise veille au respect des normes professionnelles en vigueur et se conforme à la législation applicable.

Sauf indication contraire, Kichwi n’a pas l’obligation de vérifier l’exactitude ou l’exhaustivité des informations transmises par le client, ni d’évaluer la fiabilité des documents fournis. Le client assume l’entière responsabilité des informations et données communiquées et garantit le prestataire contre tout recours éventuel à cet égard.

Le client doit fournir, dans des délais raisonnables, toutes les données et documents requis pour la réalisation de la mission confiée. Il lui revient également d’informer le prestataire sans tarder de tout élément pouvant influencer l’exécution du projet. Si nécessaire, il devra confirmer par écrit que les informations transmises sont complètes et correctes.

En cas d’insatisfaction concernant la prestation, le client doit en informer immédiatement Kichwi afin que des ajustements puissent être envisagés. Sans réaction de sa part dans un délai raisonnable, le prestataire considérera que le travail a été réalisé conformément aux attentes du client.

Confidentialité et protection des données

Les informations échangées entre les parties dans le cadre de la mission sont strictement confidentielles. Tant pendant la durée du contrat qu’après son achèvement, ni le prestataire ni le client ne sont autorisés à divulguer ou exploiter des données sensibles dont ils auraient eu connaissance. Toute information partagée devra être utilisée uniquement aux fins de l’exécution des prestations convenues.

L’accès aux données sera limité aux seules personnes impliquées dans la réalisation du projet, qu’il s’agisse des employés ou de partenaires tiers, qui seront également tenus à une stricte confidentialité. Aucun usage personnel ou commercial des informations confidentielles ne pourra être fait sans l’accord préalable de la partie concernée.

Les données personnelles du client, collectées dans le cadre de la gestion du dossier, sont traitées avec la plus grande discrétion. Elles sont exclusivement utilisées à des fins administratives, comptables et statistiques. Toute donnée incorrecte ou incomplète fournie par le client pourrait nuire au bon déroulement des prestations.

Les informations collectées concernent notamment l’identité du client et des participants aux formations, ainsi que les réponses aux questionnaires en lien avec l’ennéagramme. Le traitement de ces données est supervisé par Aurélien Landrieu Kichwi et par le Halin Prémont Enneagram Institute pour les questionnaires.

Conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Le traitement des informations personnelles est effectué en accord avec le Règlement européen 2016/679 et la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée. Le client dispose d’un droit d’accès et de modification de ses données. Il peut également s’opposer à leur utilisation pour toute finalité non directement liée à la gestion de son dossier.

Toute demande relative aux données personnelles peut être adressée au responsable du traitement des données dont les coordonnées sont mentionnées dans ce document. Kichwi met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données collectées. Son engagement consiste à prendre toutes les précautions raisonnables pour protéger les informations du client contre toute perte, fuite ou utilisation non autorisée.

Propriété intellectuelle

Kichwi conserve l’intégralité des droits liés aux créations intellectuelles réalisées dans le cadre de ses prestations, y compris celles effectuées dans le cadre d’un contrat conclu avec le client. Tous les bénéfices et avantages découlant de ces droits restent exclusivement la propriété de Kichwi.

Les concepts, croquis, maquettes, avant-projets et tout autre document contenant des éléments issus du travail créatif de Kichwi et du Halin Prémont Enneagram Institute demeurent leur propriété exclusive et sont protégés par les lois sur le droit d’auteur et les droits relatifs aux dessins et modèles. Toute modification, reproduction, diffusion ou exploitation, même partielle, est interdite sans une autorisation écrite préalable. En cas de non-respect, des actions en justice pourront être engagées devant les juridictions civiles, pénales et/ou commerciales compétentes.

Sauf accord écrit contraire, le client ne bénéficie que d’un droit d’usage limité à une utilisation interne à son entreprise, conformément aux conditions définies dans le contrat.

Ces règles restent applicables même en cas de résiliation anticipée du contrat, quelle qu’en soit la cause.

Prix

Les tarifs appliqués sont exprimés en euros et incluent exclusivement les prestations détaillées dans le devis.

Le client est averti que Kichwi conserve un droit de rétention sur l’ensemble de ses réalisations tant que le règlement complet du montant dû n’a pas été effectué. Aucun document, support ou élément de création ne sera transmis au client avant la réception du paiement intégral.

Paiement

Sauf indication contraire formulée par écrit, le client consent à recevoir ses factures sous format électronique. Les montants facturés doivent être réglés au plus tard à la date d’échéance indiquée sur la facture.

En cas de non-paiement dans les délais, des intérêts de retard de 1 % par mois s’appliqueront automatiquement et sans mise en demeure préalable, tout mois entamé étant entièrement dû. Ce taux ne pourra en aucun cas être inférieur à celui défini par l’article 5 de la loi du 2 août 2002 relative aux retards de paiement dans les transactions commerciales.

Toute facture non réglée à la date prévue entraînera également, sans nécessité d’un rappel préalable, l’application d’une indemnité forfaitaire équivalente à 10 % du montant restant dû, avec un minimum de 50 € par facture.

Toute réclamation concernant une facture devra être adressée par écrit dans un délai de huit jours calendaires suivant son envoi. Passé ce délai, la facture sera considérée comme définitivement acceptée par le client.

Modifications

Toute modification apportée à la lettre de mission devra être validée par un avenant écrit et signé par toutes les parties concernées.

Le prestataire se réserve la possibilité de réviser ces conditions générales. Les conditions révisées seront transmises au client et entreront en vigueur le premier jour du mois suivant leur envoi, sauf si le client formule une objection dans un délai de 10 jours calendaires.

Traitement des informations électroniques

L'Utilisateur effectuant une commande consent à l'utilisation de moyens de communication numériques. Ce faisant, il renonce à invoquer les articles 1323 et suivants du Code civil concernant la valeur probante, notamment en ce qui concerne la contestation de la signature et de l'écriture.

Clause de sauvegarde

L'invalidité, l'inapplicabilité ou l'illégalité de l'une des dispositions contenues dans les accords entre les parties (conditions spécifiques, générales ou autres conventions) n'affecte en rien la validité des autres stipulations du contrat. Toutes les autres clauses demeurent pleinement valables.

Conflits

Sauf en cas de réclamation de paiement, les parties s'engagent à tenter de résoudre tout différend concernant la validité, l'interprétation ou l'exécution de la présente convention par médiation ou conciliation. Cette procédure débutera au plus tard le quinzième jour suivant la demande de médiation ou de conciliation adressée par l'une des parties à l'autre. À moins d'un accord contraire entre les parties, la durée de cette procédure ne pourra excéder 30 jours calendaires. Passé ce délai, les parties seront libres de soumettre leur différend aux juridictions compétentes.

Sauf disposition impérative ou législation d'ordre public contraire, en cas de désaccord ou de demande de paiement, seuls les tribunaux compétents en fonction de notre siège social seront compétents.

Le droit applicable sera le droit belge, en français.
Seul le Tribunal de Tournai sera compétent. 

Les parties acceptent l’utilisation de moyens de preuves numériques dans le cadre de leurs relations.